Reorganiseren vanuit systemisch perspectief
Perfecte systemen bestaan niet. Maar vanuit systemisch perspectief kijken naar zaken die onbewust spelen in organisaties loont! Tijdens het proces van reorganiseren spelen veel van dit soort zaken. Je herken ze vast: zaken die niet zichtbaar zijn, maar wel voelbaar zijn. Hoe ga je hier als organisatie mee om?
Een systematisch perspectief is kijken naar de wereld/situaties/werkomgevingen als systeem. Denk hierbij aan verhoudingen tussen mensen, posities en mechanismen. Patronen in systemen en tussen mensen ontstaan vanzelf. Hoe beter je deze patronen zichtbaar kunt maken, hoe meer materiaal je in handen hebt om je als organisatie te kunnen ontwikkelen. Zeker bij een reorganisatie.
TRAPSGEWIJS REORGANISATIE ONTLEDEN
Je kunt vanuit verschillende niveaus systematisch naar reorganisatie kijken:
De organisatie als geheel;
Teams/afdelingen die van samenstelling en taak veranderen;
Individuen die ‘geplaatst worden’.
ORGANISATIE
REALISEER JE DAT JE ALS GEHEEL VERANDERT
In hoeverre verandert de organisatie als geheel door de reorganisatie? We zijn geneigd om in te zoomen op de teams waar er iets verandert. Maar wat beoog je met de wijziging? Wat wil je bewerkstelligen? Heeft dit ook effect op wie je bent als geheel?
In dat geval is het buitengewoon zinvol om dit effect expliciet te maken. Verandert er iets in de leidende principes? Is er een nieuw gezamenlijk doel als richtpunt voor de organisatie en alles wat daarbij hoort? Of verwacht je enkele van de bedrijfsdoelen sneller te bereiken?
Welke beweging vraag je van het geheel? Alleen wanneer de ordening voor het geheel duidelijk is, kunnen onderdelen hier effectief aan bijdragen.
REORGANISEREN HEEFT EEN PRIJS, BETAAL DEZE
Het is belangrijk om de balans tussen geven en nemen in tijden van reorganisatie extra te bewaken. Reorganiseren vraagt veel van alle medewerkers. Het is vaak een spannende periode, die gepaard gaat met onzekerheid en twijfel. Je vraagt flexibiliteit van medewerkers. Bijvoorbeeld de bereidheid om afstand te nemen van dat waarvoor je misschien wel iedere dag naar je werk komt (collega’s, leidinggevende, locatie). Wat geeft de organisatie in tijden van reorganisatie aan medewerkers terug? Is dat voldoende om aan te voelen als balans?
TEAM
In een reorganisatie veranderen teams vaak van samenstelling. Sommige teams zullen volledig opnieuw worden samengesteld. Anderen verliezen of verwelkomen ‘slechts’ enkele nieuwe leden. Eén van de belangrijkste vraagstukken vanuit systemisch perspectief is; “Wat hebben teams nodig om ruimte te ervaren (vrij te zijn) om een nieuw team te vormen?” Het systemisch perspectief biedt in ieder geval twee ingrediënten:
DAADWERKELIJK AFSCHEID NEMEN
Wanneer medewerkers niet goed afscheid nemen, kunnen zij onbewust verbonden blijven met het oude team, hun oude leidinggevende of oude doelen. Als mensen loyaal zijn naar dat wat niet gezien of gezegd wordt, kan dit zich uiten in ‘problemen’. Benoemen wat er is en niet meer is en het proces en ritueel van afscheid nemen, maakt individuen systemisch meer vrij.
OPNIEUW VERBINDEN
Een nieuw team vraagt een nieuwe bedding. In organisatietermen: kaders, randvoorwaarden, dat wat veiligheid mogelijk maakt. Deze bedding is het flexibele fundament waarop een team kan bouwen en wat individuen een plek geeft in het geheel. Daar kan je als leidinggevende een grote rol van betekenis in spelen!
INDIVIDU
Als medewerker is het op een gegeven moment zo ver; de dag des oordeels. Je hebt al maanden gehoord over de reorganisatie: formele bijeenkomsten en OR verslagen. Je hebt het er tijdens de koffie vaak over met collega’s. Op de dag des oordeel krijg je te horen of er voor jou in de nieuwe organisatie nog plaats is en zo ja, op welke plek dan.
Vaak stoppen organisaties met zich druk maken nadat de plaatsingsbrief is verstuurd. Systemisch begint het werk dan pas. Want hoe ga jij een plek vinden op die nieuwe plek? Hoe kan jij je opnieuw verbinden met het geheel en opnieuw effectief worden? Wat daarbij kan helpen is:
Erkennen wat er niet meer gaat zijn en wat dit kost;
Je vorige plek (functie, team, leidinggevenden) bedanken;
Nadrukkelijk weer meenemen wat van jou is, en niet jouw goede eigenschappen stiekem achterlaten.
VEILIG EN SYSTEMISCH REORGANISEREN?
Wanneer je als organisatie op bovenstaande drie niveaus aan de slag gaat met onbewuste patronen, zul je zien dat je gezamenlijk in staat bent om veilig te reorganiseren.